Vi tror de færreste ønsker å bruke mer tid på regnskap enn nødvendig. Disse 5 oppgavene bør automatiseres i regnskapet, for at du skal frigjøre mye tid og kanskje en del frustrasjon også.
Bilagsmottak og bokføringsforslag
Punching av bilag er historie. Et heldigitalt bilagsmottak, med EHF–faktura som standardformat, er godt utgangspunktet for automatisering av bilagshåndteringen. Bilagsmottaket bør kunne tolke og foreslå kontering- og bokføringsforslag for deg
.Ved hjelp av AI og maskinlæring vil stadig færre bilag trenge hjelp i bokføringsprosessen.
Våre kunder har automatisert store deler av sin bilagsflyt enten fra økonomisystemet eller via et forsystem. Sistnevnte passer for selskaper som håndterer et stort volum bilag, og ved hjelp av kunstig intelligens prosesseres bilag fra mottak til betaling. Dersom du bruker et slik forsystem vil faktura sendes på flyt for godkjenning og overføres deretter automatisk til økonomisystemet.
Vi har spesialisert oss på økonomisystemene Xledger og Tripletex, og benytter løsninger som Semine og Propell for å forsterke funksjonaliteten ytterligere. Sammen bruker vi teknologi for å gi kundene våre en opplevelse av magi.
Godkjenningsflyten bør automatiseres i regnskapet
Dette er slutten på mailen frem og tilbake for å finne riktig kontaktperson eller purre for betalinger. En effektiv godkjenningsflyt vil minimere risikoen for at betalinger stopper opp eller blir forsinket. Sett opp en flyt basert på egne gitte regler, og la bilagene gli igjennom systemet til rett person. Når godkjenningsprosessen er fullført, vil fakturaene legges klar til betaling.
Betalinger og bankavstemming
Har du en bankintegrasjon kan du gjøre hele betalingsprosessen rett fra systemet. Betalingene remitteres, bokføres og avstemmes automatisk, og du er oppdatert.
Faktisk er det veldig liten grunn til å logge deg inn i nettbanken, for saldoen har du tilgjengelig i systemet.
Hvis du ikke er veldig glad i nettbanken din eller koser deg med å matche fakturagrunnlag, er dette et must effektivitet og god oversikt.
Timeføring og utlegg, tett integrert med lønn
Timeføring, utleggsregninger og lønn er for de fleste sentrale oppgaver knyttet til regnskapet. For mange er dette fortsatt prosesser som ikke alltid henger sammen, og kan være utsatt for feil og mye manuelt arbeid.
Opplever du det sånn? Du er ikke alene. Det er ikke enkelt å finne ett system som skal dekke alle oppgaver. Vi hjelper ofte bedrifter med å forenkle dataflyten i eller mellom systemer.
Der økonomisystemet kommer til kort, er det fornuftig å bruke løsninger som er mer effektive. Det viktigste er ikke akkurat hva du bruker, men at prosessene henger sammen og kan utveksle data som er nødvendig for at lønn og regnskap blir riktig. Og aller helst uten manuelle prosesser. Og med kompetanse om dagens teknologi er det mulig.
Våre kunder har tilgang til vår egen reise– og utleggsapp, kombinert med sitt fagsystem for timeføring – integrert med økonomi- og lønnssystemet. Vår oppgave er å tilrettelegge for at de opplever disse integrasjonene som en helhetlig prosess, som bidrar til å gjøre hverdagen enklere.
Les også: Integrasjoner som motor for presisjon og produktivitet
Rapportering
Dersom oppgavene ovenfor gjøres raskt og presist, har du et bedre utgangspunkt for god rapportering med tidsriktige tall.
Økonomisystemet du bruker bør kunne presentere disse tallene for deg både visuelt og på en måte som gir menig. Ferdige generelle rapporter om bedriftens økonomiske helse må være lett tilgjengelige på alle flater – med bare noen tastetrykk som innsats. I tillegg bør du kunne skreddersy rapporter for personer i bedriften eller for KPI’er.
For eksempel vil en økonomileder og en prosjektleder være opptatt av ulike ting og bør enkelt kunne følge utviklingen i egne rapporter.
Noen av kundene våre har et høyt volum av kompliserte data fra flere kilder som kan være vanskelig å strukturere og oversette. Sammen har vi tatt i bruk verktøyet Power BI for rapportering. Power BI tar imot data fra flere kilder for å bygge skreddersydde rapporter og se sammenhenger. Det finnes også andre, mer spesialiserte og ferdige løsninger som for eksempel Profitbase.
Poenget er å ha rapporteringsverktøy der du får et riktig bilde av hvordan det står til med din bedrift.
Gode prosesser og effektive systemer vil sparer deg for masse tid og din bedrift for penger. Ikke sitt fast i manuelle rutiner og ukentlige fil-importer, når bilag kan forvandles til dashboards på rekordtid! 🙂
Les også: Hvorfor er riktig bruk av teknologi lønnsomt?
