1. For deg som ønsker å bli mer effektiv
Outsourcing av regnskap og lønn kan fort handle om effektivitet. Uansett hvor stort eller lite selskapet ditt er eller hva du driver med, tror vi at du ønsker å være effektiv. Både når det kommer til daglige oppgaver og når det kommer til arbeidsprosessene i selskapet.
Det bør være et mål for enhver bedrift å være effektiv i alt de gjør. Dette gjelder i høyeste grad for økonomiprosesser som regnskapsføring. Spesielt fordi fagfeltet krever hurtighet og konstant fokus.
Det er for eksempel en dårlig idé å vente med å behandle en inngående faktura, fordi de representerer både en forpliktelse og er med å skape et mest mulig riktig bilde av den økonomiske driften i selskapet. Det er også vanskelig å se for seg et scenario der du kan utsette en lønnsutbetaling uten at dette gir deg store utfordringer.
Disse tingene må bare funke til enhver tid, og derfor må du finne en god organisering av oppgaver som skaper forutsigbarhet for selskapet ditt og de ansatte. Effektivitet er med andre ord et veldig viktig nøkkelord for deg når du skal vurdere å outsource disse oppgavene.
Risiko
Dette er antageligvis et av de første ordene som dukker opp når du begynner å tenke på outsourcing av regnskap og lønn. Først oppleves det kanskje litt risikabelt å skulle invitere noen andre inn for å håndtere store deler av ditt selskaps økonomi. Er det lurt å gi noen utenforstående tilgang til alle tall?
Å invitere til nesten full transparens må jo nesten øke risikoen du utsetter deg selv og selskapet ditt for? Heldigvis finnes det gode løsninger for å sikre hvilke oppgaver de forskjellige folkene kan utføre i moderne økonomisystemer, så det skal være ganske enkelt å sikre at du fortsatt sitter på kontrollen.
Tillit er uansett viktig. Derfor skal du finne en leverandør du føler deg komfortabel med. Dette betyr at du ønsker at leverandøren har en viss størrelse og mange gode referanser.
Riktig kunnskap og velutprøvde metodeverk
Det er vanskelig å matche en profesjonell regnskapsleverandør på kompetanse – både når det kommer til bredde og dybde. Det er fordi de gode aktørene kontinuerlig investerer tungt i kompetanse, for nettopp å kunne gi kundene sine en forutsigbar og trygg tjeneste. I tillegg arbeider man etter konsesjon fra Finanstilsynet og når man er en autorisert regnskapsførerbedrift, må man beviselig ha kontroll på alle prosessene dersom bransjeorganet Regnskap Norge banker på døren for å kontrollere. Dette skal sitte i ryggmargen. I alle fall hos de gode.
De fleste bedrifter som håndterer regnskapet selv har ikke muligheten til å gjøre disse investeringene fordi det er så mange oppgaver som hele tiden må prioriteres. Konsekvensen av å ikke ha den riktige kunnskapen kan være unødvendig mye tidsbruk og i verste fall alvorlige feil i regnskapet. På toppen av dette kan revisor kreve forbedringer, og du risikerer bøter fra myndighetene.
Dersom du ikke er like bekymret for sanksjonene, kan tilgangen på spisskompetanse gi deg store muligheter til å jobbe mer strategisk mot virksomhetens mål. Du kan få hjelp til ordentlige analyser som gir deg svar på spørsmål som; hva tjener du mest penger på, når kan du forvente deg fortjeneste eller hvordan ligger du an i forhold til konkurrentene dine. For å kunne drive forretningen din på best mulig måte, bør du gjøre analyser som kan hjelpe deg å forstå sammenhenger.
Det er ikke bare oppdatert og allsidig kunnskap som gjør at regnskapsleverandørene er effektive. Gjennomtenkte og velutprøvde metodeverk sikrer gode rutiner og effektive arbeidsprosesser. For deg betyr det at oppgaver blir gjort til riktig tid og på riktig måte. Betalingene kommer inn, fakturaene går ut og tallene oppdateres – mens du driver med ditt.
Gode verktøy og bruk av teknologi
De virkelige effektiviseringsgevinstene ligger i bruken av gode verktøy og ny teknologi. Moderne skybaserte økonomisystemer er bygd for å håndtere regnskap – og økonomiprosesser effektivt, og etter vår mening er det ingen grunn til å se på andre alternativer. Akkurat hvilket system som passer best for din bedrift er avhengig av kompleksitet og behov.
Regnskapsleverandører tilbyr ofte ulike løsninger og det er ikke alltid størrelsen på selskapet som bestemmer hvilket system som passer best. Det kan komme an på flere ting, som for eksempel antall transaksjoner, selskapsstruktur eller bransje. Gjennom din leverandør bør du få gode innspill og førstehåndskunnskap til hvordan du på best mulig måte kan utnytte funksjonaliteten i systemene og teknologien rundt.
Noen leverandører investerer også i IT- og teknologikompetanse, slik at du kan få innspill for å samkjøre flere av forretningsprosessene i selskapet. Det betyr blant annet at dersom du har flere fagsystemer, kan du få hjelp til å få på plass en god dataflyt mellom disse. Dette vil redusere manuelt arbeid og øke effektiviteten.
Teknologidrevne regnskapsleverandører har både erfaring og kunnskap rundt effektivisering av selskapers infrastruktur. Disse er det derimot veldig få av, så pass på at du stiller de riktige spørsmålene underveis i prosessen med å finne ut hvem som skal få gleden av å håndtere dine økonomiprosesser.
Anbefalt:Slik blir din økonomiavdeling mer effektiv
2. For deg som vil redusere kostnader
Målet om å redusere kostander bør være en medvirkende årsak til at et selskap ønsker å sette bort regnskapsføringen. Vi har allerede diskutert effektiviseringsgevinster som har direkte sammenheng med lavere kostnader. En leverandør som ser viktigheten av å investere i IT – og økonomi-kompetanse, vil kunne gi deg en kostnadseffektiv tjeneste over langen. Det er også flere andre positive konsekvenser outsourcing kan ha for deg som ønsker å redusere kostander.
Redusert risiko og økt fleksibilitet
Når du velger å få hjelp til oppgaver reduserer du også sårbarheten og risikoen i organisasjonen. Ved å outsource oppgaver sikrer du normal drift ved sykdom, oppsigelser eller ferieavvikling. Uansett hvor stort selskapet ditt er, vil du få tilgang til en fleksibel og høyt kvalifisert arbeidsstokk – som du kan skalere opp og ned avhengig av selskapets aktiviteter. Det er trygt og forutsigbart.
Kostnader knyttet til kjøp av tjenester sammenlignes kanskje mot alternativet ved å ha egne ansatte. Timeprisen for en innleid regnskapsfører kan ikke sidestilles med timelønnen til en ansatt.
Det er mange kostnader og forpliktelser knyttet til å ha en ansatt som ikke gjenspeiles i timelønnen deres. Som for eksempel velferdskostnader og arbeidsgiveravgift. Allikevel er det vanskelig å se for seg at en profesjonell aktør ikke kan levere en mer kostnadseffektiv tjeneste enn du klarer å produsere selv.
Det å ha tilgang til en fleksibel økonomitjeneste av høy kvalitet, vil gi selskapet et konkurransefortrinn i tillegg til en billigere tjeneste.
Anbefalt: 5 myter om outsourcing av regnskap og lønn
3. For selskaper i vekst
Vekst kan være utrolig spennende og ikke minst utfordrende. Når forutsetninger og behov endres er fleksibilitet og evne til omstilling viktig egenskaper – spesielt i en vekstfase. Dette gjelder også i forhold til regnskap og lønn.
Bedrifter som vokser vil ofte oppleve at kompleksiteten i regnskapet øker, oppgavene blir flere og de blir annerledes. Dersom du har outsourcet regnskap og lønn har du mulighet til å raskt skalere opp ressurser og få inn nødvendig kompetanse. Samtidig ønsker du ikke bare å ha muligheten til å sette inn flere folk fra leverandøren din.
Du ønsker en leverandør som bygger robuste og effektive prosesser som tåler vekst, og som kan bære vekst uten å måtte kaste på flere folk for å løse et økende antall med løpende oppgaver.
Det kan for eksempel handle om hjelp til bedre likviditetsstyring. Vekst vil utfordre likviditeten og da er det viktig å ha en plan over hvilke tiltak som bør iverksettes. Skal du inn i nye markeder eller forretningsområder kan behovet for dypere kunnskap om driverne i bransjen være verdifull. Med høy fagkompetanse er sjansen stor for å avdekke forbedringspotensialer eller mulighetsrom for din bedrift, som ikke før var tenkt på.
Det er nettopp i en tid hvor ting er usikkert og nytt, at du trenger den fleksibiliteten ved å kunne kjøpe tjenester etter behov. Outsourcing av regnskap og lønn vil kunne bidra til å at du kan opprettholde en slank organisasjon, som lettere kan skalere i takt med veksten din.
Dermed får du forutsigbarhet og kostnadseffektiv tjeneste, i tillegg til at du kan holde fokus på verdiskapning og utvikling av bedriften.
Anbefalt:Derfor elsker vi vekst
4. Velg riktig leverandør for å oppnå gevinstene ved outsourcing av regnskap og lønn
Vi tror at du ønsker å oppnå alle fordelene som beskrevet ovenfor. Men det er ikke gitt at du får ta del i disse bare ved å outsource regnskapet. Nøkkelen for å lykkes ligger i å velge riktig leverandør.
Det er store forskjeller på aktører i markedet, både i måten de jobber på, hvilke verktøy de bruker og hvordan de velger å løse utfordringene dine. Derfor bør du bruke litt tid på å finne en som er riktig for din bedrift.
Vårt tips til i deg i denne prosessen er å fokusere på å finne en leverandør som kan levere effektive prosesser slik at kostnadene dine holdes lave, samtidig med at omfanget kan skaleres over tid. Dette krever imidlertid mer enn bare regnskap og økonomi-kompetanse.
Hvis regnskapsleverandøren din først og fremst ser på seg selv som et regnskapsbyrå – vil du få en tradisjonell regnskapsfører. Hvis leverandøren din først og fremst ser på seg selv som en teknologidrevet virksomhet som også driver med regnskap, vil du kunne ta del i alle fordelene direkte. Det betyr at du får en bedre leveranse til en mer gunstig pris – uansett størrelsen på bedriften din.
Per august 2018 var det totalt 416.214 foretak som benyttet ekstern regnskapsfører. Du er ikke alene om å ønske å være mer effektiv – tiden er inne.